Dokumentenmanagement

Das Fundament des Qualitätsmanagements ist ein QM-Handbuch als systematische Dokumentation. Die ISO 9001:2015 unterstützt Sie beim Aufbau dieses Handbuchs, indem es Ihnen die systematische Strukturierung des QM-Handbuchs vorgibt.
Durch unsere Lösung, das DEVPERTS QM-Handbuch, wird Ihr Qualitätsmanagement Beauftragter dabei unterstützt, die vorgefertigten Strukturen einzuhalten, sowie die Rückmeldungen Ihrer Mitarbeiter zu verwalten.

In den meisten Unternehmen ist die Bearbeitung der Eingangsrechnungen eine leidige Pflicht. Wie kann dieser Prozess so optimiert werden, dass Durchlaufzeiten reduziert werden und Rechnungen stets mit Skonto beglichen werden können? Wie wird der Geschäftsführung die nötige Transparenz geboten, immer auf dem Laufenden zu sein? Die Lösung lautet d.3ecm! Durch das integrierte Workflowmanagement können wir Ihren Rechnungseingangsprozess so digitalisieren, dass Sie immer im Bilde sind. Mit Hilfe einer automatischen Rechnungserkennung wird der Aufwand des Einlesens Ihrer Rechnungen so stark reduziert, dass sich Ihre Mitarbeiter wieder auf das Wesentliche konzentrieren können.

Ihre Eingangspost wird noch als Papier verteilt? Wäre es nicht viel angenehmer, wenn diese in der zentralen Poststelle einheitlich eingescannt, verschlagwortet und anschließend an den richtigen Prozess übergeben wird? Nur so werden Sie langfristig alle Informationen zu einem Vorgang an einer zentralen Stelle wiederfinden können.

Ihre Mitarbeiter verbringen einen nicht unerheblichen Teil ihrer täglichen Arbeitszeit damit die richtigen Dokumente aus dem Archiv zu suchen? Meistens beginnt die Suche dabei in dem falschen Ordner. Dies könnte schon bald der Vergangenheit angehören. Durch die auf Ihre Unternehmen angepasste digitale Aktenstruktur gibt es keine Fehlsuche mehr. Ihre Dokumente werden bequem in alle digitalen Akten verknüpft, welche mit dem jeweiligen Dokument in Verbindung stehen, z. B. in die Lieferantenakte, die Kontaktakte und die entsprechende Projektakte, ganz gleich welchen Ursprung das Dokument hat.

Die klassische Umgang mit Ihren E-Mails fördert Wissensinseln. Befähigen Sie Ihre Mitarbeiter über den Tellerrand Ihres Schreibtischs hinauszusehen. Das E-Mail-Management des d.3ecm geht weit über die reine Archivierung von E-Mails hinaus. Durch die inhaltliche Analyse und die zentrale Archivierung werden Ihre E-Mails allen berechtigten Mitarbeitern im d.3ecm-Client oder Ihrem ERP-System rechtskonform zur Verfügung gestellt.

Die rechtlichen Verpflichtungen steigen im Laufe der Jahre immer weiter an. Den einfachsten Weg stellt ein Raum mit unzähligen Ordnern mit allen Dokumenten zu den Geschäftsabläufen dar. Durch die Einführung von d.3ecm versetzen wir Sie in die Lage, hierauf zu verzichten. Unsere Lösungen helfen Ihnen die Transparenz Ihrer Geschäftsabläufe, sowie die Effizienz enorm zu steigern. Dies geschieht bei Einhaltung der geltenden Compliance-Richtlinien, wie GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen), HGB, GoB, GoBS, GoBD, SOX, etc.

Mit Ihrem Unternehmen sind auch Ihre Prozesse gewachsen. So werden diese schnell schwer zu überschauen – vor allem, wenn sie nicht dokumentiert sind. Durch das in d.3ecm integrierte Workflowmanagement erhalten Sie die Hoheit über Ihre Prozesse zurück. Analysieren Sie Durchlaufzeiten und Schwachstellen in den Prozessen. Das Workflowmanagement unterstützt Sie, sowohl bei der Analyse, als auch bei dem Schließen von erkannten Schwachstellen. Durch Interaktion mit Ihren ERP-Anwendungen werden Medienbrüche sicher aufgelöst.

Jedes Unternehmen beschäftigt sich durchgängig mit Verträgen verschiedenster Art. Seien es Leasing-, Handy- oder auch Mietverträge, welche in der Regel in papiergebundener Form vorliegen. Die Einhaltung von Kündigungs- und Verlängerungsfristen wird meist durch Erinnerungen in Outlook organisiert. Oft werden Fristen nicht eingehalten, weil ein Mitarbeiter zum Erinnerungszeitpunkt im Urlaub oder krank ist. Abhilfe verschafft das digitale Vertragsmanagement des d.3ecm Systems.

Der Scan eines papiergebundenen Dokuments steht im Zentrum des ersten Arbeitsschritts der Digitalisierung Ihrer Dokumente. Durch die anschließende Klassifizierung wird der Dokumenttyp, sowie sein Inhalt bestimmt und dem richtigen Workflow zugewiesen. Routineaufgaben werden von einem selbstlernenden System, anstatt von Mitarbeitern, übernommen. Diese werden sich über die zusätzlich zur Verfügung stehende Zeit freuen!

Durch die tagtägliche Arbeit in Ihrem Unternehmen werden Wissensinseln in diversen Systemen aufgebaut. Ziel jedes Digitalisierungsprozesses ist es diese Wissensinseln aufzulösen. Jedoch hat die Vergangenheit gezeigt, dass es nicht immer sinnvoll ist alle Systeme in ein Einzelnes zu integrieren. An dieser Stelle kommt die Enterprise Search ins Spiel. Durch diese einheitliche Suchmaske können alle Dateninseln im Unternehmen an einer Stelle zusammengeführt und durchsucht werden. Aber wie heißt es so schön: „Wir wollen nicht suchen, wir wollen finden.“ Nach genau diesem Ansatz wurde die Enterprise Search konzipiert.